Budget aziendale: vantaggi e svantaggi di un approccio flessibile e rigido

Quando si parla di elaborazione del budget aziendale, ci sono due approcci principali che le aziende possono adottare: un budget flessibile o un budget rigido. Ogni approccio ha i suoi vantaggi e svantaggi, quindi è importante capire le differenze per prendere decisioni appropriate su quale sia il migliore per la tua azienda.

Diciamo innanzitutto, che la stesura del budget è essenziale per ogni azienda per rimanere redditizia nel tempo.

L’elaborazione del budget, serve a pianificare la gestione delle finanze di un’azienda, per un periodo di tempo che di solito corrisponde all’anno fiscale.

La struttura e il formato di un budget aziendale, dipendono dalla dimensione e dal tipo di azienda. Per le grandi aziende, il budget può essere molto dettagliato e complesso, mentre per le piccole imprese, potrebbe essere più semplice e meno strutturato. Non è necessariamente un foglio di calcolo, ma piuttosto un documento scritto che può essere redatto in diversi formati.

Tuttavia, i fogli di calcolo sono spesso utilizzati per creare e gestire il budget aziendale, in modo particolare dalle piccole imprese e startup.

In generale, comunque possiamo dire, che il budget aziendale deve essere un documento chiaro e dettagliato, che consenta a chi dirige, di prendere decisioni efficaci sulla gestione finanziaria dell’azienda.

In questo modo, si crea un piano organizzato e una proiezione delle aspettative, in base alle entrate e alle uscite e nello stesso tempo si ottiene una chiara determinazione delle risorse disponibili.

E tutto questo indipendentemente dalla dimensione dell’azienda!

Ci sono almeno 4 motivi validi per cui il budget aziendale è importante:

1. Stabilire obiettivi misurabili: Il budgeting fornisce una struttura per la definizione degli obiettivi con le relative metriche di valutazione. Questo permette ai manager di monitorare i progressi compiuti verso obiettivi specifici assegnati a diversi dipartimenti o aree dell’organizzazione.
2. Valutare le prestazioni: I budget consentono inoltre ai manager di individuare la propria posizione rispetto ai colleghi, confrontando i risultati effettivi con quelli pianificati in determinati reparti o linee di prodotto. Questo li aiuta a determinare la forza dei loro risultati attuali, fornendo anche indicazioni sulle potenziali opportunità di miglioramento nei prossimi esercizi.
3. Prevedere il flusso di cassa: I budget aziendali consentono alle aziende di prevedere l’ammontare delle entrate derivanti dai pagamenti dei clienti, dagli investimenti e così via, in modo da poter pianificare di conseguenza le spese per gli stipendi e le spese in conto capitale, come i progetti di espansione o l’acquisto di nuove tecnologie.
4. Migliorare il processo decisionale: Come già detto, con gli obiettivi di budget fissati fin dall’inizio di ogni anno finanziario, i manager sono più preparati quando arriva il momento di prendere decisioni importanti come quella di investire più soldi in campagne di marketing o di assumere personale aggiuntivo. Sapere a che punto sei dal punto di vista finanziario ti permette di avere una maggiore chiarezza sulla direzione da prendere per il futuro della tua azienda, senza incorrere in sorprese inaspettate lungo il percorso!

Dispiace, che le piccole imprese e le startup, in molti casi, non utilizzino questo strumento fin dalle prime fasi di sviluppo. Tuttavia, il motto “si è grandi sin da piccoli” incoraggia proprio a considerare il budgeting come uno strumento pratico fin dall’inizio, per creare le basi per una gestione finanziaria solida e pianificata e per raggiungere il successo nel lungo termine. Quando un’impresa, anche piccola, presenta un budget dettagliato, di fatto aumenta la propria credibilità presso le banche o gli investitori, essendo il budgeting, uno degli elementi che possono facilitare l’accesso al credito.

Budgeting rigido o budgeting flessibile: Qual è la differenza?

Sebbene esistano diversi approcci al budgeting, due dei più popolari sono il budgeting rigido e il budgeting flessibile. Ma qual è esattamente la differenza tra questi due approcci? Vediamo i vantaggi e gli svantaggi di ciascun approccio per aiutarti a decidere quale sia il migliore per la tua azienda.

Budgeting rigido

Il budgeting rigido è un approccio al budgeting aziendale che prevede la fissazione di obiettivi finanziari specifici e vincolanti, che devono essere rispettati a tutti i costi. In altre parole, si definiscono delle cifre precise per le entrate e le spese, che devono essere rispettate durante il periodo di riferimento. Questo tipo di budgeting prevede che l’azienda debba seguire un piano rigido e non conceda molta flessibilità per eventuali cambiamenti imprevisti del mercato o delle condizioni economiche esterne.

Tuttavia, questo approccio presenta anche alcuni svantaggi. Poiché si basa su importi predeterminati, non tiene conto dei cambiamenti inaspettati del mercato o di fattori economici esterni che potrebbero influenzare le entrate o le spese. Inoltre, dal momento che i budget rigidi non consentono molta flessibilità nella revisione dei piani, le aziende potrebbero trovarsi nell’impossibilità di reagire abbastanza rapidamente ai cambiamenti del mercato o alle esigenze dei clienti.

Di conseguenza, funziona maggiormente per le aziende consolidate e con uno storico consolidato. Questo perché, avendo dati storici affidabili, è possibile prevedere con maggior precisione le spese e le entrate future, permettendo ai manager di fissare obiettivi più precisi e realistici.

Budget flessibile

Il budgeting flessibile, adotta un approccio più adattivo, consentendo ai manager di rivedere il budget in base all’evolversi delle condizioni di partenza sull’economia o sulle tendenze del mercato. Questo approccio, consente alle aziende di adeguare i propri piani di spesa in base alle necessità, per sfruttare nuove opportunità o rispondere rapidamente a cambiamenti inaspettati.

Inoltre, può essere utilizzato come strumento per pianificare gli investimenti futuri, adeguando i livelli di spesa in base ai ritorni previsti da tali investimenti.

L’aspetto negativo di questo approccio è che richiede un frequente monitoraggio e aggiornamento dei piani, che può richiedere più tempo, e che può portare a problemi di responsabilità se non viene gestito correttamente.

Tuttavia, l’approccio flessibile è particolarmente adatto per le piccole imprese e le startup, perché consente loro, di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato o alle esigenze dei clienti. In questo approccio, invece di fissare importi specifici per spese e entrate, viene definito un range di valori, che consente ai manager e aspiranti manager, di prendere decisioni in base alle esigenze e alle opportunità del momento.

Inoltre, l’approccio flessibile consente alle piccole imprese e alle startup, di testare nuove idee e nuovi prodotti, senza dover necessariamente aumentare il budget. In questo modo, possono essere più agili e reattive alle sfide del mercato, sfruttando al massimo le risorse a loro disposizione.

Il budget aziendale è uno strumento potente che ogni azienda, grande o piccola, dovrebbe utilizzare per avere una gestione finanziaria solida e pianificata. Non c’è bisogno di avere una grande struttura aziendale o uno storico consolidato per elaborare un budget efficace. Anzi, è proprio nei primi passi di sviluppo che le piccole imprese e le startup possono trarre i maggiori benefici dal budgeting, pianificando e gestendo le proprie risorse in modo attento e mirato. Non lasciate che la percezione del budgeting come “roba per grandi imprese” vi impedisca di sfruttare questo strumento prezioso per il successo della vostra attività.