La gestione dell’approvvigionamento è un aspetto critico della gestione aziendale che richiede attenzione continua. L’approvvigionamento affidabile e sostenibile è fondamentale per la continuità delle operazioni e la qualità del prodotto finale.
Esploriamo un po’ le modalità, concentrandoci sui criteri di selezione, la valutazione delle offerte e la gestione delle relazioni con i fornitori.
Prima di analizzare i criteri, le strategie e gli strumenti per valutare i fornitori, è importante sottolineare che queste informazioni non sono rivolte solo alle grandi aziende con un forte potere di acquisto.
Al contrario, sono essenziali anche per le piccole e neonate imprese che intendono posizionarsi sul mercato in futuro. Certamente si dovrà prendere atto, che le metodologie utilizzate dalle piccole imprese potrebbero essere diverse da quelle adottate dalle grandi imprese. In questo senso, le piccole imprese devono utilizzare astuzie per verificare che il fornitore corrisponda ai requisiti e alle aspettative necessarie, per garantire forniture di qualità e redditività, creando così i presupposti per la crescita futura.
Prendiamo ora in considerazione 5 criteri di cui è importante avere riscontro, quando selezioni un fornitore:
Qualità e affidabilità: La qualità dei beni e dei servizi forniti da un fornitore deve soddisfare o superare le tue aspettative. Devi anche assicurarti che i tempi di consegna siano affidabili e coerenti con le tue esigenze per ridurre al minimo eventuali interruzioni della produzione o della fornitura di servizi.
Efficienza dei costi: La competitività dei prezzi è essenziale per garantire che i prodotti vengano acquistati a un costo adeguato, pur rispettando gli obiettivi finanziari generali dell’organizzazione. Valutare il valore piuttosto che il solo prezzo aiuterà a identificare i modi per ridurre i costi senza sacrificare la qualità o l’affidabilità.
Stabilità finanziaria: Assicurarsi che i potenziali fornitori dispongano di risorse sufficienti, tra cui capitale, accesso al credito e capacità di finanziare gli acquisti in magazzino, in modo da poter sostenere costantemente la fornitura di materiali e servizi nei momenti critici dell’anno senza diventare insolventi o incapaci di pagare i fornitori/dipendenti puntualmente/integralmente come richiesto dalla legge o dagli accordi contrattuali durante i periodi economici difficili o le stagioni di boom della domanda (ad esempio le festività natalizie).
Reattività e flessibilità: Assicurati che i potenziali fornitori dimostrino una reattività proattiva in termini di domande, risoluzione di problemi e aggiustamenti relativi sia alle esigenze di modifica degli ordini a breve termine che ai cambiamenti di strategia a lungo termine necessari di tanto in tanto. Inoltre, prima di scegliere un fornitore come parte di una soluzione di rete integrata di fornitori, si dovrebbe prendere in considerazione la sua flessibilità generale nell’accettare modifiche ai prodotti per soddisfare esigenze specifiche dei clienti.
Regolamenti di conformità e sicurezza: È necessario utilizzare regolarmente un processo di due diligence per valutare tutti i potenziali fornitori per quanto riguarda la loro adesione alle normative di sicurezza locali applicabili nel tuo settore, compresi gli standard ambientali basati sulle migliori pratiche del settore (certificazioni ISO, ecc.). Valuta anche se hanno adottato misure, come ad esempio polizze assicurative, per tutelarsi dalle richieste di risarcimento avanzate dai clienti in seguito a violazioni della conformità legale associate ai prodotti da loro forniti direttamente/indirettamente attraverso reti di partner, ecc
La valutazione dei fornitori sulla base dei criteri di selezione
Determinare se un fornitore è adatto alla tua azienda nel contesto della gestione degli approvvigionamenti, coinvolge alcuni criteri fondamentali. Questi includono, come già visto, la sua capacità di rispettare le scadenze e le tempistiche, la sua stabilità finanziaria, la sua affidabilità, le capacità del servizio clienti e la sua reattività, la qualità e la disponibilità dei prodotti, le pratiche e i sistemi di controllo delle scorte, le promesse di consegna mantenute o mancate e le soluzioni logistiche offerte.
Non meno importante, è la visione approfondita dei documenti legali dei potenziali fornitori, compresi i contratti/accordi (se applicabili), le licenze/permessi (se necessari) che evidenzino la sicurezza dei loro protocolli di elaborazione dei dati, per garantire la conformità a tutte le leggi e i regolamenti.
Altre considerazioni fondamentali per assicurarsi che il fornitore scelto soddisfi i requisiti dell’azienda sono le sue metriche di performance operativa, dall’accuratezza dell’ordine alla velocità di spedizione; le sue capacità tecnologiche, come ordini automatizzati o sistemi integrati; i suoi record di sicurezza ambientale; le condizioni contrattuali relative alle opportunità di ottimizzazione della struttura dei prezzi, ecc.
Per valutare, in linea con quanto detto, l’idoneità del potenziale fornitore, è importante andare nella pratica, adottando un approccio pragmatico e oggettivo.
Una delle metodologie che le aziende possono utilizzare è quella di inviare un questionario ai potenziali fornitori, in cui vengono richieste informazioni dettagliate sulle loro politiche di gestione, le loro prestazioni passate e le loro capacità tecnologiche.
In altre parole, si richiede dettagli sulle caratteristiche oggettive dei fornitori potenziali e le ragioni per cui sono in grado di soddisfare le esigenze dell’azienda cliente. Il questionario può includere domande sui processi di produzione, sulle metodologie di gestione delle scorte, sulle ragioni per cui il fornitore ritiene di poter fornire prodotti di alta qualità, garantire consegne tempestive e rispondere alle esigenze dell’azienda in modo rapido ed efficiente.
In questo modo, si raccolgono informazioni reali e dettagliate sui potenziali fornitori e la loro idoneità per la collaborazione diventa un fatto fondato su dati oggettivi.
Inoltre, le visite in loco e la valutazione delle prestazioni passate, possono aiutare la tua azienda a verificare la conformità dei potenziali fornitori a tutte le leggi e i regolamenti applicabili.
Durante questa visita, puoi esaminare da vicino le strutture e le operazioni di produzione del fornitore, ottenendo un quadro complessivo della sua capacità di soddisfare le tue esigenze e le esigenze a carattere normativo e legislativo.
Inoltre, cosa non da poco, è possibile verificare la qualità dei prodotti e la loro conformità alle specifiche, la reale disponibilità delle scorte e la loro capacità di rispondere in modo rapido ed efficiente.
Per riassumere, la visita in loco, consente di valutare in modo più che oggettivo, l’idoneità del potenziale fornitore e garantire la gestione efficiente dell’approvvigionamento.
Certamente, utilizzando queste metodologie e strumenti (questionario e visita in loco), è possibile selezionare nel complessivo i fornitori migliori evitando brutte sorprese.
Infine, si dovrebbero anche verificare le recensioni e le valutazioni dei clienti, anche avvalendosi della collaborazione da parte di esperti del settore nel quale opera il potenziale fornitore in questione, prima di giungere a conclusioni sull’adeguatezza del fornitore alle esigenze dell’azienda.
Massimizzare la redditività dei fornitori: come scegliere i fornitori più vantaggiosi in termini di costo e valore
La scelta dei fornitori non è solo una questione di qualità e affidabilità, ma anche di redditività.
Questo perchè, in un mercato competitivo, le aziende cercano costantemente di trovare fornitori che offrano i prodotti di qualità più elevata ad un prezzo ragionevole.
Tuttavia, la redditività non può essere valutata solo sul prezzo di acquisto ma deve considerare il valore totale che il fornitore può offrire, che include anche la qualità dei prodotti. Una valutazione accurata di questi fattori può aiutare l’azienda a scegliere i fornitori che massimizzano la redditività in rapporto con la qualità ovvero: il soddisfacimento dei requisiti operativi per l’intera catena di fornitura.
Ma come fare per scegliere i fornitori più vantaggiosi in termini di costo e valore?
Esaminiamo le principali strategie e gli strumenti che le aziende possono utilizzare per identificare i fornitori più redditizi e per valutare i costi totali del fornitore, compresi i costi di approvvigionamento, i costi di gestione delle scorte e i costi di gestione delle relazioni con il fornitore.
Inoltre, vedremo come sviluppare una relazione di collaborazione con i fornitori finalizzata a valutare costantemente le loro prestazioni, con l’obiettivo massimizzare la redditività dell’intera catena di fornitura.
Strategie e strumenti per valutare la redditività dei fornitori
Per identificare i fornitori più redditizi, le aziende possono utilizzare diversi strumenti e strategie. Vediamo una lista di strumenti e strategie che possono essere utilizzati per questo scopo:
Negoziare contratti vantaggiosi per l’azienda
La negoziazione dei contratti è una vera e propria arte, che richiede abilità, esperienza e strategie efficaci. Si tratta della fase iniziale per garantire la massima redditività dell’azienda e ottenere il massimo valore dai fornitori selezionati.
È importante negoziare contratti che tengano conto dei costi totali del fornitore, come vedremo meglio in seguito e che garantiscano un equilibrio tra qualità e prezzo.
Quindi, in questo processo, pur mantenendo il focus sulla redditività, l’azienda deve considerare diverse variabili, come il volume di acquisto, le specifiche tecniche richieste, i termini di consegna e le garanzie offerte, comparate fra le proposte dei potenziali fornitori candidati.
In altre parole, per valutare la reale redditività potenziale del fornitore, l’azienda deve prendere in considerazione diversi fattori, tra cui la qualità dei prodotti, l’efficienza dei processi di approvvigionamento, i costi di gestione delle scorte e le relazioni con il fornitore. Solo considerando l’insieme di questi fattori, l’azienda può ottenere un valore che tenga in considerazione tutte le variabili e che sia rappresentativo della migliore redditività potenziale.
Inoltre, la negoziazione dei contratti richiede un’attenta valutazione dei rischi e delle opportunità. L’azienda, deve essere in grado di identificare anche le aree di potenziale conflitto e di trovare soluzioni che soddisfino le esigenze di entrambe le parti. In questo modo, l’azienda può ottenere contratti vantaggiosi e duraturi perchè sono stati frutto di una trattativa che ha tenuto in considerazione anche le esigenze del potenziale fornitore.
Tenendo conto di tutti questi fattori, l’azienda può definire contratti vantaggiosi e massimizzati in termini di redditività.
Cosa sono i costi totali del fornitore e come analizzarli per massimizzare la redditività aziendale
L’analisi dei costi totali è uno strumento fondamentale per valutare la redditività dei fornitori e determinare se sono vantaggiosi per l’azienda. Questo tipo di analisi si concentra sull’identificazione di tutti i costi associati all’acquisto e alla gestione di un prodotto o servizio fornito dal fornitore.
La valutazione dei costi totali comprende i costi di approvvigionamento, che includono il costo dell’acquisto di materie prime e semilavorati, il costo del trasporto e del magazzinaggio. Inoltre, vengono considerati i costi di gestione delle scorte, come i costi di immagazzinamento, manutenzione e assicurazione.
Inoltre, l’analisi dei costi totali considera anche i costi di gestione delle relazioni con il fornitore, come i costi di transazione, i costi di gestione dei contratti, i costi di gestione dei reclami e i costi di controllo della qualità.
Il vantaggio di utilizzare l’analisi dei costi totali è che consente di valutare i fornitori in base ai loro costi totali e non solo al prezzo di acquisto del prodotto/servizio. In questo modo, l’azienda può identificare fornitori che offrono un prezzo più elevato ma che sono in grado di fornire un servizio migliore e ridurre i costi complessivi di gestione.
Inoltre, l’analisi dei costi totali può essere utilizzata per identificare i fattori che incidono sui costi complessivi e per individuare potenziali miglioramenti nei processi di approvvigionamento, gestione delle scorte e gestione delle relazioni con il fornitore.
In sintesi, l’analisi dei costi totali, è uno strumento per valutare i fornitori che coinvolge diverse funzioni aziendali, come ad esempio gli acquisti, la logistica e la finanza, che devono collaborare insieme per valutare tutti i costi associati all’approvvigionamento e alla gestione dei fornitori.
Il risultato, consiste in una visione completa e dettagliata di tutti i costi, anche quelli nascosti, identificando eventuali aree di miglioramento, dove trovare opportunità di riduzione dei costi complessivi del fornitore e massimizzazione della redditività dell’azienda.
Utilizzo di sistemi di e-procurement
I sistemi di e-procurement sono strumenti informatici utilizzati dalle aziende per automatizzare e semplificare i processi di approvvigionamento e gestione dei fornitori. Questi software consentono alle aziende di gestire l’intera catena di approvvigionamento in modo integrato, dal processo di acquisto alla gestione delle scorte e alla fatturazione. Grazie a questi sistemi, le aziende possono ridurre i costi operativi, migliorare la visibilità dei processi e garantire l’efficienza dei flussi di lavoro.
Uno degli aspetti più importanti dei sistemi di e-procurement è la loro capacità di standardizzare i processi di acquisto e di gestione dei fornitori, rendendoli più efficienti e riducendo al minimo le attività manuali. Inoltre, questi software consentono di semplificare la gestione delle relazioni con i fornitori, fornendo una piattaforma unificata per la comunicazione e la collaborazione tra le aziende.
Tra le funzionalità chiave dei sistemi di e-procurement ci sono la possibilità di effettuare ordini online, gestire le scorte, monitorare le performance dei fornitori, gestire le fatture e automatizzare i pagamenti. Inoltre, questi sistemi possono integrarsi con altri software aziendali, come i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) o i sistemi di gestione dei magazzini.
In definitiva, i sistemi di e-procurement rappresentano un potente strumento per il miglioramento dell’efficienza dei processi di approvvigionamento e gestione dei fornitori, che consente di ottenere importanti risparmi in termini di costi operativi. Grazie alla loro capacità di snellire le attività di comunicazione e gestione degli ordini, questi strumenti contribuiscono a ridurre i tempi e i costi di gestione delle relazioni con i fornitori, migliorando al contempo la visibilità e la trasparenza delle attività aziendali.
Come le piccole imprese possono selezionare i fornitori giusti utilizzando astuzie e tecnologie disponibili
Le piccole imprese, ovviamente, non hanno la stessa attrattività nei confronti dei fornitori rispetto alle grandi imprese con un potere di acquisto elevato. Tuttavia, selezionare i fornitori giusti è essenziale per la crescita e lo sviluppo della piccola o nascente impresa. In questo senso, le piccole imprese possono utilizzare alcune astuzie per verificare che il fornitore corrisponda ai requisiti e alle aspettative necessarie.
Una possibile astuzia, consiste nel cercare informazioni in merito al fornitore su internet, come recensioni di altri clienti o il loro sito web, per valutare la qualità dei prodotti o servizi offerti. Inoltre, le piccole imprese possono chiedere campioni o campionature di prodotto per valutarne la qualità e di conseguenza valutare l’affidabilità del fornitore.
In ogni caso, è importante stabilire fin dall’inizio una buona relazione con il fornitore, in modo da poter comunicare facilmente e risolvere eventuali problemi che possono sorgere nel corso della collaborazione. In questo senso, le piccole imprese possono anche adottare procedure standard, concordate con il fornitore, che utilizzino strumenti e tecnologie (come ad esempio software specifici), al fine di semplificare i processi di approvvigionamento e gestione dei fornitori.
Quindi, anche se le piccole imprese hanno un potere di acquisto limitato, possono comunque selezionare fornitori di qualità che siano anche redditizi. La scelta dei fornitori giusti, è un aspetto verso cui le piccole imprese, dovrebbero prestare la massima attenzione fin dall’inizio.
In conclusione, come abbiamo visto in questo contenuto, in ambito di gestione dell’approvvigionamento, la scelta del fornitore giusto crea efficienza e garantisce un miglioramento della redditività dell’azienda, che è un presupposto di successo che dura nel tempo.
La qualità dei prodotti, la capacità del fornitore di soddisfare le esigenze dell’azienda e la redditività sono i principali fattori da considerare nella scelta del fornitore. Gli strumenti e le strategie che abbiamo preso in considerazione, possono essere di grande aiuto per identificare i fornitori più redditizi e negoziare contratti vantaggiosi. La selezione di fornitori di qualità e redditizi può contribuire a migliorare l’efficienza aziendale, ridurre i costi operativi e migliorare la competitività sul mercato. È importante, quindi, che le aziende investano tempo ed energie nella valutazione dei fornitori, in modo da identificare quelli che sono in grado di offrire i prodotti e i servizi di qualità che l’azienda necessita, al giusto prezzo e con un’elevata redditività.