Obiettivi e aspettative chiare da parte dei manager sono fondamentali per definire il tono di un’organizzazione di successo. Avere obiettivi e aspettative chiaramente definiti permette ai collaboratori di comprendere cosa devono fare per soddisfare determinati standard e raggiungere i risultati desiderati.
Questo può contribuire ad aumentare la motivazione, in quanto i collaboratori riconoscono il loro contributo individuale al raggiungimento degli obiettivi organizzativi generali. Le aspettative chiare aumentano anche l’efficienza in molti modi. Fornendo indicazioni chiare sul modo in cui i compiti devono essere portati a termine, i membri del team possono trovare più rapidamente delle soluzioni o sviluppare delle strategie, risparmiando tempo.
Delineando criteri misurabili per il successo all’inizio di un progetto o di un processo, i team possono valutare più facilmente i progressi nel corso della sua durata e identificare i potenziali rischi prima che sia troppo tardi.
In altre parole, la definizione di obiettivi e aspettative chiare all’interno della gestione offre molteplici vantaggi che vanno dal miglioramento del morale dei membri del team all’aumento dell’efficienza dei progetti o dei processi.
Per garantire la chiarezza, questi obiettivi e aspettative devono avere determinate caratteristiche:
Specificità: Gli obiettivi e le aspettative devono essere il più possibile specifici, in modo che tutti i partecipanti sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro. Ad esempio, invece di dire “essere più produttivi” si potrebbe dire “completare tre compiti nel tempo stabilito.”
Praticabilità: L’obiettivo o l’aspettativa deve essere qualcosa che le persone possono mettere in pratica immediatamente, senza bisogno di pensarci troppo o di ulteriori spiegazioni.
Rilevanza rispetto al compito da svolgere: L’obiettivo o l’aspettativa deve essere rilevante per la situazione e non un compito arbitrario assegnato per il solo gusto di farlo. Inoltre, deve essere abbastanza aperto da permettere agli individui di applicare le proprie competenze in modi diversi, pur raggiungendo i risultati desiderati.
Tempestività con tappe/scadenze incorporate: Un obiettivo ben definito deve includere date di scadenza in modo che tutti i partecipanti sappiano quando devono completare ciò che è stato loro richiesto. Suddividere i progetti di grandi dimensioni in parti più piccole con tappe incrementali dà a tutti una migliore percezione dei progressi compiuti nel tempo e rende tutti responsabili del rispetto delle scadenze.
Esistono diverse tecniche e strumenti per aiutare a definire chiaramente tali obiettivi e aspettative, tra cui, ma non solo, la creazione di obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Realistici e Temporalmente definiti), l’utilizzo di Goal Maps (mappatura visiva dei passi necessari per raggiungere un obiettivo), schede Kanban (un tipo di scheda visiva utilizzata come strumento di gestione dei progetti), software di mappatura mentale, ecc.
Questi strumenti possono aiutare notevolmente a definire i risultati desiderati e a tenere traccia dei progressi compiuti lungo ogni passo verso tali risultati in modo più efficace.
Quando si tratta di comunicare obiettivi e aspettative, ci sono diversi errori comuni da evitare. Innanzitutto, assicurati di avere obiettivi chiari e misurabili. Gli obiettivi devono essere realistici e allo stesso tempo sfidare i collaboratori a raggiungere il loro massimo potenziale.
Stabilisci una tempistica per il raggiungimento dell’obiettivo e assicurati che siano disponibili i dati per monitorare i progressi rispetto all’obiettivo durante tutto il suo ciclo di vita.
Un’altra difficoltà nel comunicare gli obiettivi in modo efficace è quella di non fornire un contesto o un dettaglio sufficiente al momento della loro definizione.
È importante fornire ai collaboratori informazioni sufficienti sul motivo per cui un obiettivo è importante, qual’è lo scopo che lo sottende, in modo che possano capire come il loro lavoro si inserisce nella tua missione più ampia. Inoltre, fornisci esempi tangibili di come i team possono raggiungere gli obiettivi finali, in modo che sappiano esattamente come si presenta il successo dall’inizio alla fine.
Per concludere, non dimenticare la comunicazione al di fuori delle grandi riunioni di reparto o dei briefing di squadra: renditi disponibile quotidianamente o settimanalmente, a seconda delle necessità, per domande relative a questi argomenti (o a qualsiasi altra esigenza aziendale).
In questo modo, tutti i membri del tuo team saranno informati e sulla stessa lunghezza d’onda durante tutto il processo di sviluppo del progetto, evitando fraintendimenti e ambiguità lungo il percorso.