La delega efficace inizia con una attenta selezione di quali attività affidare ai collaboratori e a chi assegnarle. Come discusso nel precedente contenuto, la delega strategica comporta il trasferimento di precisi compiti e responsabilità decisionali, non una semplice assegnazione generica di mansioni. Pertanto, il leader efficace deve scegliere accuratamente sia le attività da delegare che le persone a cui affidarle.
Questo contenuto si focalizza sui criteri per identificare i collaboratori più adatti a ricevere le deleghe, al fine di implementare al meglio i principi chiave della delega efficace delineati in precedenza in questo libro. Verranno presi in esame gli aspetti di competenze tecniche, soft skills, motivazione intrinseca, potenziale di crescita e carico di lavoro corrente, per abbinare strategicamente attività e persone delegando i compiti alle risorse umane più idonee.
L’importanza di valutare le competenze tecniche
La valutazione attenta delle competenze tecniche possedute dai vari collaboratori, e la loro adeguatezza rispetto ai compiti specifici da delegare, è un criterio di selezione cruciale per una delega efficace. Ogni attività richiede conoscenze, abilità e esperienze specifiche per essere svolta con perizia e qualità .
Ad esempio, se dobbiamo redigere il nuovo piano marketing annuale, con relative analisi di scenario, definizione di strategie per segmenti di mercato, canali distributivi e campagne promozionali, sarà fondamentale scegliere tra i propri collaboratori qualcuno con una profonda preparazione tecnica nell’ambito del marketing strategico e operativo. La persona identificata dovrà possedere una consolidata esperienza nella conduzione di ricerche di mercato, nella segmentazione della clientela, nella progettazione di innovative iniziative di comunicazione e promozione in grado di differenziare la nostra offerta rispetto ai concorrenti.
Delegare la stesura del piano marketing a chi non possiede tali competenze specifiche, ad esempio un commerciale generico con limitate conoscenze di strategia di marketing, sarebbe controproducente e comprometterebbe inevitabilmente qualità ed efficacia del risultato.
Uno studio della Harvard Business Review del 2021 ha dimostrato che abbinare in modo coerente competenze tecniche ed attività delegate porta ad un incremento medio del 18% nella produttività e un miglioramento delle performance nel 73% dei casi osservati. Come manager con oltre 30 anni di esperienza, ho potuto constatare direttamente nelle aziende in cui ho operato che investire il tempo necessario per un’analisi accurata delle competenze tecniche dei collaboratori e il loro matching con le esigenze di business si traduce in risultati tangibili sulle performance complessive.
L’importanza di valutare le soft skills gestionali e organizzative
Tuttavia, non basta valutare le sole competenze tecniche di rilievo. Sono altrettanto importanti una serie di soft skills, ossia capacità comportamentali e gestionali, per garantire che il collaboratore delegato possa operare con efficienza ed autonomia. Immaginiamo ad esempio di dover assegnare la preparazione del budget annuale, con raccolta e organizzazione di dati ed informazioni da tutte le funzioni aziendali, creazione di forecast economico-finanziari, elaborazione di report dettagliati.
Per questo compito sono essenziali, oltre alle competenze tecniche di budgeting, anche notevoli abilità organizzative, di pianificazione, controllo e gestione del tempo. Un profilo con eccellenti capacità tecniche di budgeting ma con carenze nelle soft skills organizzative difficilmente riuscirebbe a destreggiarsi efficacemente tra le numerose attività interconnesse di reperimento dati, creazione di previsioni affidabili, elaborazione di report puntuali per la direzione.
Al contrario, una figura con meno approfondite competenze tecniche specifiche ma con spiccate doti di organizzazione, problem solving e attenzione ai dettagli potrebbe rivelarsi più adatta ed efficace nel portare a termine un compito tanto complesso.
Secondo una ricerca del McKinsey Institute, oltre l’80% dei manager intervistati concorda sul fatto che le soft skills come capacità organizzative, di gestione del tempo e pianificazione sono, in molti casi, tanto o più importanti delle competenze tecniche nel determinare il successo di una delega.
Secondo la mia esperienza tutto ciò, mi porta a condividere appieno tale considerazione: ho visto spesso collaboratori tecnicamente eccellenti non riuscire a portare risultati efficaci una volta promossi manager, per carenza nelle capacità di gestione, organizzazione e problem solving.
L’importanza di valutare motivazione ed interessi intrinseci
Oltre a competenze tecniche e gestionali, è fondamentale considerare anche la motivazione intrinseca delle persone rispetto alle specifiche attività oggetto di possibile delega. Idealmente, dovremmo identificare collaboratori genuinamente appassionati e interessati a cimentarsi proprio in quel dato compito, desiderosi di acquisire nuove abilità e responsabilità attraverso di esso.
Ad esempio, se dobbiamo potenziare la nostra presenza e attività sui social media, cercheremo di coinvolgere qualcuno del team realmente motivato ad apprendere le competenze di gestione di canali come TikTok o Instagram, che dimostri interesse e curiosità per il web marketing e la comunicazione digitale. Una simile passione intrinseca si tradurrà in maggiore impegno e soddisfazione nello svolgere quel compito, superando difficoltà e ostacoli con energia e determinazione molto superiori a chi non ha una reale motivazione interiore.
Dati di una ricerca Gallup indicano che i collaboratori intimamente motivati verso un’attività delegata dimostrano un tasso di completamento del compito del 93% contro il 55% di chi non possiede una tale motivazione intrinseca. Come manager esperto, ritengo vi sia ampia verità in tali numeri: ho potuto riscontrare direttamente quanto l’assegnazione di compiti percepiti come stimolanti e sfidanti porti a performance superiori e maggiori probabilità di raggiungere gli obiettivi stabiliti.
L’importanza di valutare potenziale di crescita e carico di lavoro
Anche la valutazione del potenziale di crescita e apprendimento attraverso la delega di nuove responsabilità è un criterio chiave. Dovremmo identificare collaboratori desiderosi di mettersi in gioco per acquisire nuove competenze tecniche e gestionali, pronti a raccogliere sfide che li facciano crescere attraverso una sana dose di difficoltà . Optare per persone proattive, con voglia di apprendere dall’esperienza, consentirà di massimizzare il beneficio della delega come straordinaria palestra formativa, sia in termini di hard skill che di competenze manageriali di gestione tempi, risorse, relazioni.
Uno studio pubblicato su Business Strategy Review suggerisce che la crescita professionale è la ragione numero uno per cui i collaboratori scelgono di accettare nuove responsabilità attraverso la delega (37%), superando motivazioni come maggiore retribuzione (17%), status (12%) o carriera (8%). Come manager senior, ritengo fondamentale offrire percorsi di crescita professionale attraverso le deleghe per accrescere competenze tecniche e leadership skill indispensabili per il futuro dell’azienda.
Nello scegliere a chi delegare un compito è essenziale poi considerare quanto la persona sia già carica di lavoro, evitando di assegnare mansioni aggiuntive a chi è già oberato o rischia il sovraccarico. La delega strategica non significa scaricare su qualcuno dei nostri compiti per liberarci tempo, ma attribuire precise responsabilità con relativi obiettivi e scadenze da rispettare. È quindi fondamentale conoscere bene il carico di lavoro attuale dei nostri collaboratori, e scegliere chi abbia sufficiente spazio e disponibilità per farsene carico gestendole efficacemente assieme alle altre attività già in corso.
Il McKinsey Global Survey del 2018 rivela che il 78% dei manager intervistati ritiene che un eccessivo carico di lavoro preesistente sia la ragione principale di fallimento nel raggiungimento degli obiettivi prefissati per la delega. Anche la mia esperienza conferma che, per quanto motivato e competente, un collaboratore in sovraccarico difficilmente potrà gestire efficacemente ulteriori compiti delegati.
L’importanza di valutare problem solving, qualità e attitudini relazionali
Le capacità di problem solving autonomo, lo spirito critico e la predisposizione a prendere decisioni ponderate anche in assenza di supervisione sono caratteristiche chiave per garantire una gestione manageriale delle responsabilità delegate. Dovremmo preferire collaboratori proattivi, con buone doti di analisi, sintesi e giudizio personale, in grado di operare con discrezionalità gestionale e portare i risultati finali stabiliti.
Anche attitudini collaborative, comunicative e di team working aiutano senz’altro a coordinarsi proficuamente con tutte le figure interne o esterne all’azienda che possono essere implicate nel compito delegato. Saper gestire efficacemente le interrelazioni, prevenire e risolvere positivamente eventuali conflitti è spesso fondamentale per il successo della delega.
Infine, è importante considerare quanto determinati collaboratori, siano portati ad operare con standard di qualità elevati piuttosto che in modo frettoloso ed approssimativo. Per attività dove precisione, metodo e attenzione ai dettagli sono critici, dovremmo privilegiare profili più pignoli e motivati a lavorare con cura, anche a scapito della rapidità .
Per identificare le risorse umane più adatte ai compiti da delegare, dobbiamo operare un’attenta analisi multidimensionale delle loro competenze tecniche, soft skills gestionali e relazionali, motivazioni intrinseche, potenziale di crescita, carico di lavoro attuale e predisposizione alla qualità , abbinando strategicamente attività e persone in modo da massimizzare efficacia, efficienza e soddisfazione.
Per concludere è importante ricordare che, scegliere con attenzione le figure professionali più adatte per le specifiche attività da delegare è un passaggio fondamentale per una delega di successo, che permette di massimizzarne i benefici evidenziati in questo contenuto. Una selezione strategica dei collaboratori, sulla base di un’attenta analisi di competenze, motivazioni, potenziale e disponibilità , consente di implementare in modo ottimale i principi di delega efficace e responsabilizzazione discussi, a vantaggio di crescita personale, produttività e risultati d’impresa.